تقويم الأداء في المؤسسات الأهلية
من سمات الإدارة الناجحة في المؤسسات والمنظمات هو التقييم المستمر والمتابعة الدائمة للأداء للتأكد من أن الأهداف المرسومة والمخطط لها قد تم تنفيذها أم لا .. وبذا يمكن التعرف على نقاط القوة والضعف والتعرف على مكامن الخلل ومعالجتها. كما يمكن التعرف على تناسب نتائج العمل مع الجهود المبذولة والتأكد من أن الجهود المبذولة تم انجازها وادارتها بالطريقة الصحيحة. وأن الأعمال حققت الأهداف المرجوة منها وأحدثت .التأتير المتوقع منها
وما يهمنا الآن هو عملية التقييم للمنظمات الأهلية التي يعنيها اجراء عمليات التقييم للتعرف على ايجابيات وسلبيات العمل وأسبابها والتعرف على سبل التطوير والحلول الممكنة ومساعدتها على زيادة التأثير في المجتمع وتطويره.
وقد أعد مركز التميز للمنظمات غير الحكومية الدليل الآتي ذكره لإجراء عملية التقييم في الجمعيات الأهلية وجدت من المفيد تلخيصه هنا لتعميم الفائدة للعاملين في المؤسسات والجمعيات الاهلية:
كون التقييم "عملية" فهو يحتاج إلى اعداد وتحضير عدد من الإجراءات لإنجاح هذه العملية، ومن أهم هذه الإجراءات:
• تشكيل فريق التقييم: على الجمعية أن تشكل الفريق الذي سينفذ عملية التقييم، وقد يضم هذا الفريق أعضاء من أعضاء من مجلس الادارة، المدير التنفيذي والعاملون.
وقد تلجأ بعض الجمعيات إلى الاستعانة بمقيَم من غير أعضائها أو العاملين فيها، بحيث تتصل بعدد من المختصين بهذا الجانب لطلب مساعدتهم في اجراء التقييم.
وفي كلتي الحالتين، لا بد من التأكد على ان عملية التقييم تحتاج إلى عمل فريق، فحتى أن اتخذت الجمعية مقيَماً خارجياً لها، لا بد من أن يلعب أعضاء الجمعية والعاملين فيها دوراً في عملية التقييم.
• تحديد ماذا نقيَم: تجري الجمعية عملية التقييم على عدد من الجوانب المتعلقة بهيكليتها أو وظائفها ونشاطاتها أو تأثيرها، وحتى تتمكن الجمعية من ضمان دقة عملية التقييم لا بد لها من أن تحدد مدخلها ومقاربتها لتقييم هذه الجوانب.
هناك عدد من المداخل ومقاربات التقييم، ولكن من أهمها في عمل الجمعيات:
• التقييم بالأهداف: وهو الذي يركز على فحص مدى تطبيق الأهداف التي تم وضعها.
مثال: هل حققت الخدمة الأهداف التي وضعت من أجلها؟
هل حققت الهيئة الإدارية أهدافها لهذه السنة؟
• التقييم بالإجراءات: وهو الذي يركز على فحص كآفة الإجراءات التي اتخذتها الجمعية لتحقيق أهدافها.
مثال: إعداد العاملين وتدريبهم، تقييم الخدمات والنشاطات، معايير اختيار الفئات المستهدفة وطرق الوصول لهم...
• التقييم بالآثار: وهو الذي يركز على فحص مدى تحقيق النتائج المتوقعة على الفئات المستهدفة.
مثال: هل انخفض عدد ؟ من تنفيذ برنامج ؟
هل تم تمكين المرأة / الشباب من بعض المهارات من خلال الدورات التدريبية ؟
وكلما تنوعت المداخل والمقاربات كلما كانت نتائج عملية التقييم أفضل وأشمل، ومن المفضل أن تستخدم الجمعية التي تنوي اجراء عملية تقييم أكثر من مقاربة.
• تحديد مصادر المعلومات
تتوقف نجاح عملية التقييم على تنوع مصادر المعلومات، ولذلك لا بد أن تعمل الجمعية على تنويع مصادرها، فقد تكون هذه المصادر وثائقية كالتقارير السنوية، الخطط السنوية، محاضر الإجتماعات، سجلات وتقارير العاملين والمتطوعين ...الخ.
وقد تكون هذه المعلومات شفهية تأتي من خلال اجراء المقابلات والجلسات ومجموعات العمل أو الملاحظة ...الخ.
ويجب أن ينسجم التنوع في مصادر المعلومات مع حرص الجمعية على الوصول إلى معلومات واقعية وذات مصداقية، ومع حرص الجمعية على إدماج أكبر عدد ممكن من الأشخاص المعنيين لتزويدها بالمعلومات، كأن تعتمد الجمعية على تشجيع أعضائها أو الفئات المستهدفة أو المتطوعين أو شخصيات من المجمتع المحلي على تزويدها بتقييمهم وتغذيتهم الراجعة.
• تحديد أدوات التقييم:
يجب أن يقوم فريق التقييم على تحديد الأدوات التي سيستخدمها في جمع المعلومات، وهناك عدة أنواع من الأدوات التي يمكن استخدامها في التقييم، ولكن من المهم جداً أن:
• نستخدم الأداة المناسبة التي توصلنا للمعلومة التي نريدها.
• نستخدم الإدارة المناسبة مع مصدر المعلومة.
وبعد أن يحدد فريق التقييم الأدوات المناسبة يقوم بتصميمها، ومن المفضل أن تكون هذه الأدوات بسيطة وواضحة وأن يتم اختبارها قبل استخدامها.
ومن أهم الأدوات التي يمكن استخدامها في جمع المعلومات:
• المقابلة.
• مصفوفة SWOT (القوة والضعف والفرص والتحديات)
• المجموعات المركزة Focus Group
• الإستمارات
• وضع خطة التقييم
بعد الإنتهاء من الإعداد والتحضير لعملية التقييم من المفضل أن تقوم الجمعية بوضع خطة للتقييم، ولا بد أن تشمل هذه الخطة ما يلي:
• خلفية عامة: ويتم هنا وضع خلفية عامة عن الجمعية /الهيئة الإدارية /الخدمات ...الخ. أي خلفية عامة عن الجانب الذي تريد أن تقييمه.
• غايات وأهداف التقييم: وهي الأسباب الحقيقية التي تقف خلف اللجوء لعلمية التقييم، وليس فقط غاية جمع المعلومات حول موضوع أو جانب محدد.
ومن الأمثلة على الغايات: لتزويد الجمعية /الهيئة الإدارية /اللجنة بالمعلومات الضرورية لإتخاذ القرار المناسب حول تقديم خدمة ...، أو لمعرفة مدى تأثير الجمعية /الخدمة على المجتمع والفئات المستهدفة...
• الأسئلة الرئيسية: وهي مجموعة الأسئلة التي يبحث التقييم للإجابة عليها، وتقوم الجمعية /فريق التقسيم بوضع هذه الأسئلة بالإعتماد على غايات وأهداف التقييم، مثال: هدف التقييم هو فحص مدى فعالية الخدمة وأثرها على الفئات المستهدفة لتزويد الهيئة الإدارية بالمعلومات الكافية لإتخاذ قرارها بخصوص هذه الخدمة...
الأسئلة الرئيسية هي: من سيستفيد من هذه الخدمة وعددهم؟
هل حجم الإجراءات والجهود المبذولة تتناسب مع النتائج؟
كيف يمكن تحسين اجراءات فعالية الخدمة وجدواها؟
ما هي الدروس المستفادة من تزويدنا لهذه الخدمة؟
• المنهجية والأدوات: ويتم هنا تحديد مقاربات التقييم التي سيتم تطبيقها والأدوات التي ستتم الإستعانة بها لجمع المعلومات.
• التجهيزات: ويتم هنا ذكر كآفة الأمور اللازمة لتنفيذ عملية التقييم، مثل: الوقت، الأشخاص الذي ستتم مقابلتهم، الوثائق، تكلفة عملية التقييم...
التقييم ليس فقط عملية لجمع المعلومات، بل هو عملية تهدف بالأساس إلى استثمار هذه المعلومات وتوظيفها لخدمة الجمعية. فبعد الإنتهاء من جمع المعلومات لا بد أن تقوم الجمعية بتحليل هذه المعلومات للوصول إلى نتائج ومن ثم توثيق هذه النتائج ووضعها في تقرير خاص.
• تحليل المعلومات:
بعد الإنتهاء من عملية التقييم تقوم الجمعية على تصنيف المعلومات التي جمعتها وفرزتها، خاصة إذا تم استخدام استمارة لجمع المعلومات، ويساعد التصنيف على جمع المعلومات المرتبطة ببعضها البعض مما يسهل دراستها وتحليلها.
وحتى تتمكن الجمعية من التعرف على أهم نتائج التقييم والنقاط التي تحتاج إلى تطوير، لا بد لها من أن تجري مقارنة بين المؤثرات التي عملت على قياسها في عملية التقييم أو الوضع المثالي الذي تسعى للوصول له، وبين النتائج التي حصلت عليها من التقييم. وهذه المقارنة بين الحالة المرجوة وبين الواقع تسمى "تحليل الفجوة".
فتحليل الفجوة يساعد الجمعية على التعرف بشكل مباشر على المواضيع التي تحتاج إلى تطوير وبالتالي تستطيع أن تركز جهودها لتطويرها. ومن الأمثلة: لنفترض أن جمعية تسعى إلى تطوير عضويتها بأن يصبح لديها 100 عضو، وبعد اجراء عملية التقييم لتطوير العضوية تبين أن لديها 60 عضواً. فالحالة المرجوة في هذا المثال هو 100 عضو والواقع هو 60 عضو، وبالتالي ستعمل الجمعية على تركيز جهودها في تطوير العضوية لسد الفجوة المتمثلة في الـ40 عضو الآخرين.
وبعد أن تنهي الجمعية هذا التحليل سيتكون لديها قائمة بالمواضيع التي تحتاج إلى تطويرها، ومن المفضل أن تعمل الجمعية هنا على دراسة أهمية هذه المواضيع وترتيبها في سلم أولويات يساعدها على التعرف على أي المواضيع التي ستبدأ في معالجتها وتطويرها. وبكل عام من الصعب تحديد المؤشرات التي يمكن على اساسها تحديد الأولويات.
ولكن يمكن الإستعانة بالمؤشرات التالية لترتيب الأهمية والأولوية للمواضيع التي تحتاج إلى تطوير:
• مدى تحقيقها واستجابتها لرؤية ورسالة الجمعية.
• مدى تدعيمها لإستقرار واستمرارية الجمعية.
• مدى مساهمتها في تطوير أداء الجمعية.
• مدى توفيرها لموارد الجمعية والمحافظة عليها .
• مدى الوقت الذي تحتاج إلى تطبيقه.
• مدى الموارد البشرية التي تحتاجها.
• مدى تكلفتها المالية.
• اعداد التقرير.
بعد أن تنهي الجمعية تحليلها للمعلومات وتتوصل للنتائج لا بد لها أن تقوم بإيصال هذه النتائج للمعنيين حتى يتمكنوا من التعرف عليها والتعامل معها. ولتسيير ذلك، يجب أن تقوم الجمعية بتوثيق عملية التقييم في تقرير خاص وتوزعه على الهيئة الإدارية، الهيئة العامة، اللجان، العاملين، المتطوعين ...الخ.
ويمكن اتباع التقييم التالي لمضمون التقرير:
• الملخص: يجب أن يكون مركزاً على أهم الأمور التي تم تقييمها وأهم نتائجها.
• تقديم وشكر: يتم هنا تقديم الفريق الذي باشر بعملية التقييم وأيضاً شكر لكل الأطراف التي تعاونت مع الفريق لإنجاح العملية.
• قائمة المحتويات: العناوين الرئيسية للتقرير وصفحاتها.
• مقدمة: يتم هنا شرح عملية التقييم، أهدافها، اجراءاتها، الأمور التي تم تقييمها، الأدوات التي تم استخدامها، الفئات المستهدفة، المدة الزمنية لعملية التقييم...الخ
• النتائج: يتم هنا عرض النتائج التي توصل إليها التقييم.
• التوصيات: ويتم هنا عرض الأمور التي تحتاج إلى تطوير حسب أولوياتها والجهات المعنية بها والحلوي المقترحة..الخ
• ملاحق: يمكن هنا وضع الأدوات التي تم استخدامها كالاستمارات مثلاً. أو أية أمور ترى الجمعية ضرورة وجودها في ملاحق التقرير.
• حدد أهدافك من عملية التقييم وأسباب لجوئك لها.
• شكل فريقاً للتقييم من ذوي الخبرة والإهتمام.
• حدد الأمور التي تنوي تقييمها وماذا ستقيم فيها: الأهداف، الإجراءات أم الآثار؟
• قم بإعداد المؤشرات التي ستستخدمها لتقييم الجمعية.
• حدد الأدوات التي ستجمع من خلالها المعلومات، وضع الأدوات بما يتناسب مع المعلومة المطلوبة وطبيعة مصدرها.
• ضع خطة عمل لتنفيذ عملية التقييم وتأكد من اطلاع المعنيين في الجمعية عليها.
• اجمع المعلومات وصنفها واعمل على تحليلها لإستخراج النتائج منها.
• احرص على مشاركة كآفة المعنيين في عملية التقييم.
• حدد الأمور التي تحتاج إلى تطوير ورتبها حسب الأولوية.
• ضع تصوراً للمقترحات والحلول الممكنة.
• وثق نتائج التقييم والحلول المقترحة في تقرير ووزعه على المعنيين في الجمعية.
